Accueil du public en festival : Mes conseils pour bien exploiter votre communication

• Temps de lecture : 3 min

C’est un fait, un bon accueil agréable et clair permet à tout public de se sentir conquis dès son arrivé sur un festival. Et c’est génial, car ça prouve votre professionnalisme en tant qu’organisateur et votre volonté de rendre la venue de votre public plaisante et compréhensible.

Cependant, beaucoup de festivals ou d’événements ne pensent pas directement à leur communication d’accueil, ne savent pas comment s’y prendre et comment en tirer les avantages de la meilleure façon possible.
Voici donc mes conseils 👇

Pourquoi un accueil du public en festival ?

À l’entrée de votre événement, le public arrive en masse et leur engouement pour celui-ci est au maximum. Impatient de passer les portes et d’accéder à votre festival, le public n’attend qu’une chose : être guidé et découvrir l’ensemble de vos festivités.
Il est donc important de communiquer dès leur arrivée afin que tout se passe pour le mieux. Découvrir un événement est une partie de plaisir si toutes les informations et les espaces sont bien indiqués. Alors ne faites pas mauvaise impression dès le début et mettez en place des supports de communication clairs qui permettront d’organiser, de guider et d’orienter au maximum votre public.

Comment communiquer dès l’accueil du public ?

Une bonne communication d’accueil, c’est une communication compréhensible, accueillante et qui aide le visiteur à découvrir votre événement.

Dès l’entrée sur le site, guidez votre visiteur avec des flèches directionnelles à vos couleurs afin qu’il comprenne où il doit se rendre : Où se situe les animations, le camping ou bien la billetterie.
Vous pouvez également compléter celles-ci par une carte géante sur un panneau ou des écrans.

Plan du festival des Médiévales Fantastiques de Mormal
Plan pour l'orientation du public des Médiévales Fantastiques de Mormal

Si vous avez un stand d’accueil et d’informations, vous pouvez le signaler par une grande bâche ou des drapeaux visibles afin que les visiteurs s’y rendent le plus facilement possible. Dans celui-ci, vous pourrez également distribuer un dépliant avec le plan et le programme pour s’orienter et préparer sa journée.

💡 Les membres de votre organisation ou vos bénévoles peuvent facilement être repérable grâce à des vêtements personnalisés, des tours de cou ou des badges.

Brochure les Médiévales Fantastiques de Mormal
Dépliant pour le programme des Médiévales Fantastiques de Mormal

Lors du contrôle d’accès, mettez en place des panneaux informationnels afin de communiquer auprès de votre public. Vous pourrez y mentionner les objets interdits par exemple, ou bien dans quelle file se rendre avec un billet acheté à l’avance sur internet (si vous aviez mis en place une billetterie en ligne).

💡le laisser passer du visiteur est souvent un souvenir pour lui. Faites-en sorte que votre billet ou votre bracelet de contrôle soit à vos couleurs. De plus, il permettra à votre visiteur de faire parler de sa venue sur votre événement à son entourage.

Panneau de communication d'accueil des Médiévales Fantastiques de Mormal
Panneau d'informations pour l'accueil du public des Médiévales Fantastiques de Mormal

Et si l’événement est virtuel comment faire ?

Depuis la crise sanitaire de 2020, de nombreux festivals en ligne ont vu le jour. Même si l’organisation d’un événement virtuel est différente, le processus de communication d’accueil reste le même. Il s’agit juste d’un changement de support de communication. Pour ce type d’événement, il faudra mettre en avant les informations via les réseaux sociaux, ou un site web. Voici un exemple concret du Festival WeLoveGreen.

L’essentiel dans la communication d’accueil, c’est de se mettre à la place du visiteur qui arrive sur les lieux. Ne le laissez pas seul dans la nature et s’orienter soit même, il vivrait une mauvaise expérience.
Bien sûr, si vous réalisez pour la première fois votre événement, il ne s’agit pas d’appliquer l’ensemble de mes conseils à la lettre ou de trop en faire. Faites-en sorte de rendre la visite facile 🙂 (si vous avez des questions je suis disponible ici)

Et vous, vous faites comment, pour accueillir votre public ? Dites-moi tout dans les commentaires : je serai ravi de les lire !

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Qui suis-je ?

Hello ! 
Je m’appelle Simon Potiez et je suis graphiste freelance pour l’événementiel. 
Aujourd’hui, j’accompagne les organisateurs d’événements et les entrepreneurs culturel à développer leur communication pour les rendre visible auprès de leur public cible.

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