La communication de votre événement en cas d’imprévu

• Temps de lecture : 3 min

L’organisation d’un événement ou d’un festival n’est pas un long fleuve tranquille. En tant qu’organisateur vous allez devoir un jour ou l’autre, peut-être, annuler ou reporter votre événement. Peu importe la situation que vous rencontrerez, vous allez devoir faire preuve de clairvoyance auprès de votre communauté. Il s’ensuit donc une communication efficace et organisée pour votre public.

Orage, tempête, canicule, attentat, interdictions locales, épidémie … de nombreuses variables peuvent compromettre l’organisation de votre événement. Après avoir établi au calme vos conditions d’annulation ou de report, il est essentiel dans un tout premier temps de COMMUNIQUER, même si vous êtes dans une période d’incertitude. Je vous rassure, c’est facile alors faisons ensemble un petit tour d’horizon sur les grandes étapes de transmission de vos informations auprès de votre public.

Communiquer sur vos incertitudes

Vous êtes sur le point d’annuler ou reporter votre événement et votre décision va se jouer dans les jours ou semaines à venir ? Alors prenez les devant tout de suite en le communiquant à votre public !
Bien que cela soit une épreuve difficile pour vous, pensez aux nombreux participants ayant acheté un billet ou sur le point d’en acheter un. Ceux qui ont réservé leur week-end ou bien renoncé à certaine de leur activité favorite pour venir sur votre festival.

Le fait de communiquer votre incertitude va jouer sur votre notoriété. Vous allez créer un sentiment de confiance auprès de votre public. De plus, vous pouvez faire cela de façon créative comme le Festival de Poupet :

Communiquer sur votre décision

Bon… C’est le jour J… Vous avez pris la décision d’annuler. Il est alors temps de planifier une date d’annonce même si les raisons pour lesquelles vous annuler votre événement sont indépendantes de votre volonté. Gardez à l’esprit que vous devez avant tout informer votre public. Ne les faites surtout pas attendre ou faire planer le doute, cela jouerait sur votre réputation.

Votre annonce doit être réfléchie, agencée et mise en forme. N’oubliez pas également de remercier votre communauté de son soutien et sa patience. Ainsi votre public acceptera et comprendra votre décision. Par ailleurs, ne placardez pas une bannière rouge fluo mentionnée ‘’ANNULÉ’’ sans rien dire d’autre. Votre notoriété en compatirait.

Lors de la crise sanitaire que nous avons rencontré en 2020, de nombreux événements et festivals ont été contraint d’annuler. Voici un exemple du Dour Festival, qui montre la bonne méthode à réaliser :

Et après ?

La communication de votre événement en cas d’imprévus ne s’arrête pas là. Par la suite vous devez communiquer sur vos modalités de remboursement (si vous avez une billetterie) ou communiquer sur un éventuel report de votre événement.
Pour ceux qui souhaitent aller plus loin, il est même possible d’organiser un appel aux dons ou bien d’organiser un événement virtuel afin de palier le manque de festivité auprès de votre public.

Simon Potiez | Pack festival virtuel 2020

Peu de frais et une simplicité d’installation, l’événement virtuel a beaucoup d’avantages. Avec une bonne communication il vous permettra de convertir vos participants virtuels en potentiel public pour votre futur événement physique !

Avec l’ensemble de ces conseils, vous êtes en mesure de communiquer sur votre imprévu pour votre événement. 🙌
Alors, comment avez-vous gérer vos dernières annulations ?

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Qui suis-je ?

Hello ! 
Je m’appelle Simon Potiez et je suis graphiste freelance pour l’événementiel. 
Aujourd’hui, j’accompagne les organisateurs d’événements et les entrepreneurs culturel à développer leur communication pour les rendre visible auprès de leur public cible.

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