La communication de votre événement en cas d’imprévu

• Temps de lecture : 6 min

L’organisation d’un événement n’est pas un long fleuve tranquille et de nombreuses variables peuvent influencer sa tenue. Canicule, tempête, attentat, interdictions locales, crise sanitaire… Vous allez devoir un jour ou l’autre modifier, reporter ou pire annuler votre événement. 😔

Mais peu importe la situation dans laquelle vous êtes, il est essentiel dans un tout premier temps de communiquer, même si vous êtes dans une période d’incertitude.

Malheureusement 2020 n’a pas été de toute beauté pour les événements et nous a permis de conclure qu’il était impératif de prévoir à l’avance un plan d’action efficace et organisé en cas de crise pour ne pas être pris au dépourvu dans sa communication. 💪

Si vous souhaitez attirer de nouveau du public lorsque la situation sera rétablie ou faire venir de nouveaux participants, vous devez continuer votre communication pour informer le plus possible.

Alors, prêt à prendre les devants tout de suite ? Je vous rassure, c’est facile alors faisons ensemble un petit tour d’horizon sur les grandes étapes de transmission de vos informations auprès de votre public. C’est parti ! 👇

Pourquoi continuer de communiquer en cas de crise ?

Vous aurez beau avoir la plus belle programmation ou le plus beau lieu pour votre événement, il va être difficile d’attirer d’un public déçu de patienter encore un peu plus pour venir sur votre événement. 🤔

Surtout si vous stoppez directement votre communication lorsqu’une crise survient. Il est donc essentiel d’informer votre public quoi qu’il arrive au risque de perdre vos participants et de les voir choisir un autre événement auquel se rendre.

Peu importe la situation que vous rencontrerez, vous allez devoir faire preuve de clairvoyance auprès de votre communauté. Il s’ensuit donc une communication efficace et organisée pour votre public.

Annoncez vos incertitudes.

Vous êtes sur le point d’annuler ou de reporter votre événement et votre décision va se jouer dans les jours ou semaines à venir ? Alors allez y tout de suite en le communiquant à votre public.

Bien que cela soit une épreuve difficile pour vous, votre moral et vos finances, pensez aux nombreux participants ayant acheté un billet ou sur le point d’en acheter un. Ceux qui ont réservé leur week-end ou bien renoncé à certaine de leurs activités favorites pour venir sur votre événement.

💡 Parole de graphiste : Le fait de communiquer votre incertitude va jouer sur votre notoriété. Vous allez créer un sentiment de confiance auprès de votre public. De plus, vous pouvez faire cela de façon créative comme le Festival de Poupet.

Communiquez vos décisions.

Malheureusement, vous avez pris la décision d’annuler.. Il est alors temps de planifier une date d’annonce même si les raisons pour lesquelles vous annulez votre événement sont indépendantes de votre volonté.

Gardez à l’esprit que vous devez avant tout informer votre public. Ne les faites surtout pas attendre ou faire planer le doute, cela jouerait sur votre réputation.

Votre annonce doit être réfléchie, agencée et mise en forme. N’oubliez pas également de remercier vos participants de leur soutien et de leur patience. Ainsi votre public acceptera et comprendra votre décision.

Prenez également les devants pour informer le plus possible vos participants des étapes à suivre pour la suite (modalité de remboursement de billet, date de report…)

💡 Parole de graphiste : évitez de placarder une bannière rouge fluo mentionnée ‘’ANNULÉ’’ sur vos visuels sans rien dire d’autre. Essayez de rester cohérent avec la communication que vous avez mise en place en amont. 🙂 Voici un peu d’inspiration avec le Dour festival.

Gardez le lien avec votre communauté.

Afin d’être certain de retrouver vos participants lorsque tout rentrera dans l’ordre pour votre événement, vous devez impérativement continuer de communiquer pour donner envie à votre communauté. Pas de panique, voici quelques conseils 👇

Récapitulez les infos déjà partagés.

En fonction de la crise et de sa période, vous avez peut-être déjà transmis bon nombre d’informations. Certaines personnes de votre audience en ont surement raté ! N’hésitez pas à les partager de nouveau :

🔹 Faites un point sur la programmation
🔹 Partagez vos nouveautés
🔹 Informez vos participants de l’avancement de la billetterie

💡 Parole de graphiste : Donnez de la nouveauté à votre audience, ne faites pas seulement un copier-coller de vos anciennes publications. Mettez en avant vos informations avec de nouveaux visuels. Dans ces périodes votre audience a besoin de couleurs et de nouveautés !

Surprenez votre audience.

Faites plaisir à votre audience, offrez-leur des informations inédites. Vous pouvez même faire ces annonces sous forme de jeux concours, en proposant par exemple :

🔹 Un bingo du festivalier
🔹 Savoir quels sont les 3 artistes qu’elle souhaite voir le plus au monde
🔹 Partager des photos mystère pour qu’elle devine d’elle même votre programmation

💡 Parole de graphiste : Remerciez les d’être toujours présents. Cela vous permettra d’augmenter l’image et la notoriété de votre festival.

Partagez des souvenirs.

Il n’y a pas de secret, les périodes de crise sont assez difficiles et votre audience est attentive derrière son écran. Profitez-en pour partager les informations importantes dans l’organisation de votre festival :

🔹 Partagez des photos d’ambiance de votre dernière édition
🔹 Diffusez des anciens Lives
🔹 Présentez vos bénévoles

💡 Parole de graphiste :  Plus vous serrez actifs, et plus vous partagerez d’informations sur votre événement, plus votre public vous suivra.

Organisez un événement digital.

Depuis la crise sanitaire de 2020, on voit émerger un nombre important d’événements virtuels sur les réseaux : artistes en live depuis leur maison, festival virtuel, conférence live … Dans certaines situations, il est nécessaire de réaliser son événement 100% digital. De plus les événements digitaux peuvent très bien se compléter avec des événements physiques. C’est un excellent moyen de garder le lien avec votre communauté, de gagner en notoriété et en visibilité !

Avec peu de frais, une cible plus large (monde entier) et une simplicité d’installation … Les avantages sont nombreux. Avec une bonne communication, il vous permettra de convertir vos participants virtuels en potentiel public pour vos futurs événements physiques !

Soyez en sûr, cela donnera envie à vos participants de venir sur vos futurs événements !

J’ai regroupé pour vous quelques marches à suivre pour que votre événement digital se déroule le mieux possible. 👇

Contactez les personnes.

Avant tout, il faudra contacter les personnes qui se produiront lors de votre événement virtuel. Un événement doit toujours se réinventer dans l’objectif de se différencier sur un marché de plus en plus compétitif chaque année. Essayez de nouvelles choses à faire découvrir, invitez des artistes locaux ou internationaux, proposez de nombreux formats de diffusion.

Préparez votre communication.

Les événements virtuels sont nombreux sur la toile aujourd’hui. Avec une bonne communication vous arriverez à vous différencier ! Vous devez stimuler l’envie envers votre événement afin d’attirer un public conséquent. Les réseaux sociaux se présentent comme les outils les plus pratiques car ils permettent de relayer facilement et gratuitement toutes les informations que vous souhaitez diffuser. Ils vont renforcer l’interactivité, ce qui est bénéfique pour votre notoriété.

Immergez votre spectateur.

La difficulté de l’événement virtuel est d’immerger votre public dans l’ambiance d’un vrai rassemblement. Il est très facile de penser qu’il suffit juste de diffuser un live maison pour retrouver l’ambiance d’un festival par exemple. Là encore votre imagination n’a pas de limite.

Lors du premier confinement, j’ai par exemple imaginé un kit du festivalier maison pour fabriquer un bracelet passe-partout, un porte ecocup et des tickets Food&Drink à échanger à chaque passage au frigo !
Ainsi le e-festivalier se sent immergé dans l’ambiance d’un festival. Il n’a plus qu’à planter sa tente dans sa chambre (qui fera office de camping) pour se reposer après quelques lives dans son salon !

Kit e-festivalier disponible !

☑ 1 affiche pour les réseaux
☑ 1 kit du festivalier
☑ 2 visuels pour les réseaux

PACK VIRTUEL : 490 €

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Qui suis-je ?

Hello ! 
Je m’appelle Simon Potiez et je suis graphiste freelance pour l’événementiel. 
Aujourd’hui, j’accompagne les organisateurs d’événements et les entrepreneurs culturel à développer leur communication pour les rendre visible auprès de leur public cible.

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